INTRODUÇÃO

Esta ferramenta visa auxiliar a gestão de Síndicos de Condomínio, Administradores de Facilities ou empresas que necessitem utilizar elementos para seu controle e do vencimento dos eventos nas datas primordiais para sua operação.

Acessando os campos da tela inicial entenderá à que a ferramenta se propõe.

Após decidir por nosso sistema será gerada uma senha especifica para ter acesso à somente sua área e seus dados. Seus dados estarão armazenados na “nuvem” para garantir sua integridade e confidencialidade.

A ferramenta tem como finalidade única e irrestrita informar aos responsáveis para que estes atendam suas necessidades operacionais nas datas, por estes definidas e fornecidas, para este planejamento. Não tem a finalidade de executar ou providenciar para que estas sejam realizadas e implementadas.

CONDOMINIOS EXISTENTES E CONTEMPORÂNEOS

É crescente a tendência de se viver e conviver em condomínios, para uso residencial ou laser, tornando-se o condômino dependente das operações e facilidades que ele lhe proporciona e atenda suas expectativas.

É um fator preponderante que “tudo” funcione, atendendo, com qualidade, ao que o condomínio se propõe.

Os condomínios, independentemente do número de unidades e benefícios que ofereçam, necessitam cada vez mais de um controle apurado das operações e de suas instalações.

Cresce a real necessidade de uma efetiva manutenção preventiva que garanta a disponibilidade de todos os sistemas e benefícios.

A manutenção predial (facilities) envolve todas as atividades, para assegurar sempre a continuidade das condições de segurança, confiabilidade e conservação dos equipamentos.

O caminho para se atingir estes objetivos é a Manutenção Preventiva Total e a Terceirização de atividades viáveis.

ADMINISTRADORES DE FACILITIES E EMPRESAS

A ferramenta auxiliará também administradores que tenham demandas sob suas responsabilidades, em datas pré-definidas, provendo avisos automáticos e eletrônicos. Podem ser programadas as periodicidades ou datas definidas, os “disparos” automáticos para que os compromissos sejam atendidos e a performance da administração seja correspondida.

ESCOPO

  1. Manutenção predial (facilities):
  1. Objetivo

Auxiliar a garantir a execução das tarefas planejadas e evitar vencimento de atividades obrigatórias e/ou regulamentadas e de manutenção preventiva.

  1. Operação

Após a adesão ao sistema, será solicitado ao síndico/administrador, as informações para se compor uma tabela para o planejamento anual das atividades. Após planejadas e o sistema implementado, avisos (email, SMA, whatsapp, msg) serão enviados, mensalmente para que as atividades do período sejam executadas.

Como a responsabilidade das execuções e ações são de responsabilidade exclusiva do síndico/administrador, assim sendo, a confirmação de recebimento dos avisos e feedback da execução serão solicitadas pelo sistema para garantir a confiabilidade e rastreabilidade do processo.

Como as atividades são customizadas por condominio/empresa, a lista será composta por atividades obrigatórias regulamentadas e as definidas de acordo com a estrutura, assim como sua periodicidade.

A Manutenção Preventiva auxilia na mitigação de surpresas diminuindo assim os custos e podendo evitar recorrências.

Uma lista de atividades será enviada ao síndico/administrador que optar pela implementação deste sistema. Ela poderá conter até 200 ou mais itens os quais serão definidos pelo síndico/administrador e que atendam às necessidades de seu condominio/empresa. A lista da tabela completa visa contemplar sugestões para auxiliar na definição das atividades onde aplicável.  Caso haja alguma necessidade não constante da tabela, esta poderá ter sua inclusão solicitada assim como sua data de vencimento e/ou periodicidade.

Os eventos do mês que se inicia serão informados na última semana do mês anterior, para que possam ser planejados com os recursos disponíveis.

  1. Financeira:

 

  1. Objetivo

Auxiliar o síndico/administrador no acompanhamento do desempenho financeiro de seu condominio/empresa comparando os números planejados com os realizados, o que poderá contribuir com a saúde financeira e performance de sua gestão.

  1. Operação

Após a adesão ao sistema será enviada uma tabela, como sugestão, para que o síndico/administrador defina quais os itens mais significativos para o controle financeiro e que representem o perfil do condomínio/empresa.

Como sugestão, para condomínios, esta tabela poderá ser definida baseada no Demonstrativo Mensal fornecido pela Administradora (Demonstrativo Mensal).

A previsão orçamentária servirá de balizamento e comparação, para manter as despesas dentro do orçamento planejado.

De posse destes dados serão elaborados gráficos com os valores dos itens definidos e enviados mensalmente ao síndico/administrador.

  1. Arquivos de documentação
  1. Objetivo

Manter arquivado os documentos inerentes da administração podendo ser facilmente localizado em arquivos individualizados por assunto. Estes também estarão arquivados e disponíveis nas “nuvens”, com acesso convenientemente e pronatamente.

  1. Operação

Os documentos poderão ser enviados diretamente de seu smartphone ou computador, via whatsapp ou email, para a administração para arquivo ou poderá ser arquivado diretamente pelo usuário.

  1. Observações
  1. Desenvolvimento da área do cliente

A área do usuário é desenvolvida após a inspeção inicial do condomínio/empresa para a elaboração e emissão de Ordem de Serviço para que as obrigações e atividades legais e rotineiras sejam realizadas de acordo com datas regulamentadas e planejadas.

A definição dos itens é de responsabilidade do usuário:

  • Obrigatórios
  • Manutenção Preventiva
  • Financeiro

Input inicial dos itens definidos acima e elaboração da tabela anual e financeira  e do sistema de aviso é de responsabilidade do GestorAtual.

Alterações e inputs posteriores poderão ser efetuados pelos usuários ou pelo GestorAtual.

  1. Investimento

 

Valor a ser definido:

1º: – Inicial:      Após a avaliação da estrutura/necessidades do condominio /

empresa

2º: – Mensal:   Após análise e aprovação, pelo usuário, do relatório da

Avaliação:

  • Alteração dos formulários e relatórios pelo gestor ou pelo usuário.

3º: – Mensal:    Análise / recomendação dos resultados (opcional).